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Par Melissa Strle, adjointe au marketing, TMX Newsfile

La gestion des exigences en matière de conformité grâce au dépôt de documents sur EDGAR (« Electronic Data Gathering, Analysis, and Retrieval », ou système de collecte, d'analyse et de récupération des données électroniques) peut s'avérer difficile, mais il s'agit de l'un des piliers sur lesquels repose la réussite de votre société. Une gestion adéquate de vos dépôts sur EDGAR renforce la confiance des investisseurs, ce qui solidifie la réputation de votre société et accroît la valeur actionnariale. Elle garantit également la conformité à la réglementation de la Securities and Exchange Commission (SEC) des États-Unis. Le présent guide de consultation rapide, conçu par les experts de Newsfile, vous aidera à vous orienter à travers les éléments clés des dépôts sur EDGAR.

EDGAR : de quoi s'agit-il?

En vertu de la loi américaine sur les valeurs mobilières (Securities Act of 1933), les sociétés ouvertes sont tenues de communiquer certaines informations au grand public, ce qui se fait par l'intermédiaire du système EDGAR. EDGAR est une base de données publique en ligne gérée par la Securities and Exchange Commission (SEC) qui renferme non seulement les documents déposés par les sociétés ouvertes, mais aussi ceux des fonds communs de placement (y compris les fonds du marché monétaire), des fonds négociés en bourse (FNB) et des rentes variables. Cette base de données gratuite permet d'accéder à tous les documents à jour et historiques (depuis 1994) des sociétés ouvertes, tels que les formulaires 10-K, 10-Q et 8-K et les déclarations d'enregistrement.

Le système EDGAR permet :

• de protéger les investisseurs contre les abus;
• de promouvoir l'équité et l'efficacité des marchés de valeurs mobilières;
• de faciliter la formation de capital pour ceux et celles qui cherchent à embaucher, à innover et à se développer

Actuellement, EDGAR traite environ et accueille en moyenne .

L'importance des dépôts de document sur EDGAR

L'utilisation des dépôts sur EDGAR est une question de transparence et de confiance. Lorsque vous déposez vos documents sur EDGAR, vous donnez aux investisseurs les informations claires et précises dont ils ont besoin pour prendre des décisions éclairées, ce qui renforce la confiance et assure l'équité du marché. Grâce à EDGAR, les déposants y gagnent aussi sur le plan de la conformité. Les dépôts sur EDGAR vous aident à respecter les exigences réglementaires de la SEC, ce qui vous évite des maux de tête juridiques tout en assurant une meilleure imputabilité. De plus, il est très facile d'accéder à vos dossiers en ligne, ce qui permet à tout le monde de rester informés. Des dépôts sur EDGAR exacts et ponctuels contribuent à maintenir des marchés justes et efficients et influencent le cours des actions ainsi que le comportement des investisseurs.

Newsfile : un expert en matière de déclarations sur EDGAR pour les sociétés ouvertes

Avec plus de 20 ans d'expérience, Newsfile est non seulement un acteur clé reconnu au sein du secteur; c'est aussi votre partenaire de choix pour les dépôts sur EDGAR. Depuis 1999, nous avons effectué plus de 80 000 dépôts sur EDGAR, ce qui fait de nous un choix de confiance pour les sociétés ouvertes et les cabinets d'avocats. Notre équipe d'experts possède les connaissances du système EDGAR pour aider votre société à répondre aux exigences en matière de conformité avec précision, efficacité et fiabilité.

Pour savoir comment nous pouvons répondre à vos besoins en matière de conformité, consultez notre page .

Une bonne gestion de la conformité réglementaire : un facteur crucial

Une bonne gestion de la conformité réglementaire est essentielle pour protéger vos activités et assurer votre succès à long terme. Elle permet :

• d'éviter les sanctions juridiques et les amendes;
• de préserver la confiance des investisseurs;
• de maintenir l'intégrité et l'efficacité des marchés;
• de prévenir les perturbations opérationnelles;
• de protéger la réputation de votre société;
• d'éviter les risques de litige;
• de faciliter les occasions d'affaires stratégiques;
• d'améliorer les processus et les contrôles internes;
• de renforcer le développement durable à long terme;
• de contribuer au bien-être social et économique.

Types de dépôts sur EDGAR

La compréhension des différents types de dépôts sur EDGAR est essentielle afin de rester informé et de se conformer aux exigences. Ces documents fournissent de l'information essentielle aux investisseurs, aux autorités de réglementation et au public. Voici un guide rapide des dépôts les plus courants que vous devez connaître.

Dépôts courants :

• Formulaire 10-K : faits saillants du rapport annuel, y compris les états financiers et l'analyse
• Formulaire 10-Q : mises à jour trimestrielles sur la situation financière
• Formulaire 8-K : rapports sur des événements importants et des changements touchant la société
• Formulaire 6-K : mises à jour périodiques pour les émetteurs privés étrangers sur des informations importantes; semblables au formulaire 8-K des sociétés américaines
• Formulaire 20-F : rapport annuel pour les émetteurs privés étrangers, incluant les états financiers et les divulgations; semblable au formulaire 10-K des sociétés américaines
• Circulaires de sollicitation de procurations (DEF 14A) : informations sur les assemblées des actionnaires et la rémunération des dirigeants
• Déclarations d'inscription (S-1, S-3, etc.) : renseignements sur les nouvelles émissions de titres et les exigences en lien avec les premiers appels publics à l'épargne

Si votre société doit déposer des documents en XBRL, il vous faut prendre connaissance des nouvelles exigences iXBRL de la SEC. Familiarisez-vous avec les et leur incidence sur vos dépôts.

Besoin d'aide pour déposer vos documents?

Visitez le site de la pour obtenir des modèles ainsi que des consignes détaillées sur les formulaires les plus courants (3, 4, 8-K, 10-K et plus).

Comment s'orienter dans le système EDGAR

Il est facile de s'orienter dans le système EDGAR en suivant la marche à suivre décrite ci-dessous, qui vous permettra de déposer vos documents dans le système en toute confiance.

Rechercher des dépôts sur EDGAR

Pour accéder à la base de données EDGAR afin de chercher des documents précis, et pour bien comprendre les résultats de vos recherches, il vous suffit de suivre ces étapes :

1. Visitez la .
2. Écrivez le nom ou le symbole boursier d'une société dans la barre de recherche en haut de la page pour trouver des déclarations d'inscriptions, des rapports périodiques et d'autres formulaires.

Déposer des documents sur EDGAR

Avant d'entamer le processus d'inscription et de soumettre des documents, il est essentiel de (par exemple : fichiers MS Word), conformément aux lignes directrices de la SEC. Une mise en forme adéquate permet d'éviter les retards et de garantir un processus de soumission sans heurts.

Étape 1 : Inscription

Avant de soumettre vos documents au moyen du système EDGAR, vous devez inscrire votre société auprès de la SEC en soumettant un formulaire d'identification. Voici un aperçu :

1. Recherche d'une inscription existante : Vérifiez le système EDGAR pour vous assurer que votre société ou votre initié n'est pas déjà inscrit. Si l'inscription a bel et bien été faite, utilisez les codes de déposant existants.
2. Remplir un formulaire d'identification : Si votre société n'est pas inscrite, rendez-vous sur le , remplissez le formulaire d'identification et créez une phrase de passe.
3. Imprimer, signer et faire certifier : Imprimez le formulaire d'identification, signez-le et faites-le certifier, puis envoyez-le par télécopieur à la SEC.
4. Recevoir les codes : Une fois l'inscription approuvée, vous recevrez un courriel renfermant des instructions pour générer vos codes de déposant EDGAR.

Vous avez besoin de plus amples renseignements sur les codes de déposant EDGAR? Consultez notre pour en savoir plus sur les codes CIK et CCC et sur d'autres codes importants.

Newsfile peut se charger pour vous de l'envoi du formulaire d'identification et de la génération des codes. Envoyez-nous un courriel à office@newsfilecorp.com ou appelez-nous.

Étape 2 : Dépôt de documents réglementaires de la SEC sur EDGAR avec Newsfile

1. Configuration du compte : Commencez par configurer un compte avec Newsfile. Nous pouvons exiger un dépôt pour les dépôts initiaux importants.
2. Fournir les codes et les instructions : Communiquez vos codes CCC et CIK (sauf si nous nous occupons également de l'inscription auprès d'EDGAR pour vous), ainsi que toute instruction particulière.
3. Confirmation des frais : Pour les dépôts assortis de frais, comme les déclarations d'inscription, nous confirmons les frais et nous nous assurons que votre compte bancaire de la SEC dispose de fonds suffisants.
4. Soumission de documents : Envoyez vos documents par courriel à office@newsfilecorp.com. Si vous ne recevez pas de courriel de confirmation, appelez-nous pour confirmer la réception.
5. Conversion de documents (« EDGARisation ») : Nous convertissons vos documents au format HTML SEC EDGAR.
6. Preuve d'examen : Examinez vos dépôts « EDGARisés » sur notre serveur sécurisé d'examen.
7. Soumission finale : Une fois les documents approuvés, nous soumettons vos dépôts « EDGARisés » à la SEC et vous transmettons le courriel d'acceptation. Une facture sera envoyée peu de temps après.

Horaire et échéances des dépôts sur EDGAR

Tenez compte de l'horaire des dépôts sur EDGAR, des échéances quotidiennes et des jours fériés pour vous assurer que vos documents sont soumis à temps. Le dépôt en dehors de ces heures peut retarder la date officielle de dépôt. EDGAR accepte les dépôts de 6 h à 22 h (HE), du lundi au vendredi (à l'exception des jours fériés fédéraux). Les dépôts effectués en dehors de ces heures sont traités le jour ouvrable suivant. Pour connaître la liste des jours fériés pendant lesquels le système EDGAR n'est pas disponible, ainsi que les dates où les volumes sont les plus élevés, consultez la .

Pratiques exemplaires pour les dépôts sur EDGAR

La précision, le respect des échéances et l'utilisation de services professionnels sont essentiels à la réussite des dépôts sur EDGAR. Suivez ces conseils pour vous assurer que vos dépôts sont effectués adéquatement et sans heurts :

• Obtenir les codes de déposant : Assurez-vous d'avoir les codes CIK et CCC nécessaires avant d'entamer la procédure de dépôt.
• Envoi du paiement des frais Fedwire : Pour les dépôts assortis de frais, comme les déclarations d'inscription, assurez-vous d'envoyer les frais applicables à la SEC au moins deux jours ouvrables avant le dépôt.
• Mise en forme : Une mise en forme adéquate est essentielle pour assurer une soumission rapide et précise. Revérifiez vos documents pour éviter toute erreur.
• Confirmation du courriel par téléphone : Si vous n'avez pas reçu de courriel de confirmation, appelez toujours pour confirmer que vos documents ont bien été reçus après les avoir envoyés par courriel.
• Délai suffisant : Prévoyez suffisamment de temps pour permettre la conversion, l'examen et l'envoi des documents. Le respect des échéances de la SEC est primordial pour assurer la conformité aux exigences.
• Examen de l'épreuve dans EDGAR : Examinez attentivement l'épreuve dans EDGAR pour détecter les erreurs éventuelles avant la soumission finale.
• Services professionnels : Envisagez de faire appel à des experts en matière de conformité, comme Newsfile, pour vous aider à effectuer vos dépôts. Le choix du bon prestataire de services peut vous aider à éviter les erreurs et à assurer le bon déroulement du processus.

Les gestionnaires de placements confrontés à de nouvelles difficultés avec le formulaire N-PX peuvent découvrir . Pour une marche à suivre plus détaillée, consultez nos .

Maîtriser le processus de dépôt sur EDGAR pour assurer la conformité et favoriser la transparence

Une bonne maîtrise du processus de dépôt des documents sur EDGAR est essentielle pour assurer la conformité de votre société aux exigences, garantir la transparence et instaurer la confiance avec vos investisseurs. Adoptez les pratiques d'excellence comme le souci d'exactitude, le respect des échéances et le recours à des services professionnels, comme ceux de Newsfile, pour vous orienter dans le système EDGAR sans encombre.

Besoin de l'aide d'experts? pour obtenir des services professionnels en matière de conformité – nous sommes là pour vous aider à chaque étape. Pour un aperçu détaillé de la manière dont nous pouvons vous aider, consultez notre page sur l'.